Dokumentacja powypadkowa a zgoda na przetwarzanie danych

Obowiązujące regulacje nakładają na pracodawcę obowiązek skompletowania szeregu dokumentów w związku z postępowaniem w zakresie wypadków przy pracy. Przy ich przygotowaniu należy mieć na uwadze, że jeżeli istniejewyraźna podstawa prawna umożliwiająca przetwarzanie danych osobowych w przedmiotowym zakresie, wtedy można przyjąć, iż zgoda osób, których dane osobowe będą przetwarzane nie jest wymagana. W pozostałym zakresie zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest niezbędna.

Najważniejszym dokumentem, jaki musi być sporządzony w sytuacji wypadku przy pracy jest protokół powypadkowy. Zawarte są w nim takie informacje jak dane osobowe poszkodowanego pracownika oraz świadków zdarzenia czy kwalifikacja medyczna urazu.

Aktualnie brak jest w polskim systemie prawnym wyraźnej podstawy pozwalającej przetwarzać dane świadka zdarzenia na potrzeby prowadzonego postępowania. Oznacza to, iż zespół powypadkowy prowadzący postępowanie zobowiązany jest uzyskać od świadka zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. Zbierając dane świadka należy mieć na uwadze zasadę minimalizacji uregulowaną w art. 5 RODO. Oznacza to, że zakres zebranych danych powinien być adekwatny i stosowny do celów, w których będą one przetwarzane.

W sytuacji, gdy chodzi o dane poszkodowanego pracownika, można uznać, iż jego zgoda nie jest potrzebna, gdyż konieczność ich pozyskania ma wystarczające podstawy prawne i jest niezbędna dla wypełnienia obowiązku prawnegociążącego na pracodawcy. Zasada ta ma także zastosowanie w przypadku przetwarzania jego danych medycznych.

Na pracodawcy ciąży również obowiązek prawny prowadzenia rejestru wypadków. Wynika on wprost z obowiązujących przepisów prawa krajowego. Tym samym pracodawca nie jest zobowiązany do pozyskania zgody zainteresowanych pracowników w zakresie prowadzenia takiego rejestru.