Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują przepisy wprowadzające nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych na potrzeby ZUS, które pozwalają skrócić obligatoryjny czas ich przechowywania z 50 do 10 lat.
Skrócony czas przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie e-akt nie będzie miał jednakże zastosowania do wszystkich pracowników. Nowe przepisy obejmują każdego nowo zatrudnionego po 31 grudnia 2018 r. Dodatkowo pracodawca będzie miał także możliwość objęcia 10-letnim okresem akta osób zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.
W związku ze zmianą przepisów dotyczących prowadzenia akt pracowniczych na potrzeby ZUS, ustawodawca znowelizował także kodeks pracy. Nowe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2019 r. i ich celem jest doprecyzowanie obowiązków pracodawców związanych z dokumentacją ZUS oraz dostosowanie ich do wymogów RODO. Na mocy nowych regulacji pracodawcy mają za zadanie zagwarantować danym przede wszystkim bezpieczeństwo, a także zapewnić ich integralność, poufność, dostępność i kompletność. Ponadto nowelizacja reguluje m.in. zakres udostępniania dokumentacji oraz zasady jej niszczenia.
Przedsiębiorcy, chcąc dostosować się do nowych przepisów, muszą zrobić to przede wszystkim zgodnie z regulacjami z zakresu ochrony danych osobowych. Dla wielu z nich będzie się to wiązać z koniecznością przygotowywania m.in. polityki bezpieczeństwa czy dokumentacji przetwarzania danych osobowych.
Warto w tej sytuacji skorzystać z pomocy profesjonalistów z tej dziedziny, bowiem naruszenie obowiązków wynikających z RODO zagrożone jest wysokimi karami pieniężnymi.